Jak rozliczać rozrachunki w Subiekcie GT? - opis rozliczania pobrań

[Tomek]

Rozliczanie pobrań – opis procesu

0) Konfiguracja – przygotowanie szablonu do pobierania danych z plików
a) Przechodzimy do zakładki ROZLICZANIE POBRAŃ
b) klikamy przycisk UST. SZABLONÓW
c) wprowadzamy ustawienia właściwe dla kuriera, dla którego przygotowujemy szablon
- klikamy nowy szablon
- nadajemy mu nazwę
- w dziale kolumny wprowadzamy nagłówki kolumn, w których znajdują się odpowiednie dane
- jeśli zachodzi taka potrzeba, można zmienić format daty i kwoty
d) zapisujemy szablon
Konfigurację przeprowadzamy tylko raz, stąd oznaczenie numerem 0

1) Rejestracja pobrań w PP2
a) Przechodzimy do zakładki ROZLICZANIE POBRAŃ
b) w polu „z szablonu” wybieramy przygotowany wcześniej szablon
c) klikamy „OTWÓRZ PLIK”
d) szukamy naszego pliku na dysku (plik musi być w formacie xlsx – jeśli przewoźnik dostarczył plik w innym formacie, należy go wcześniej skonwertować np. jeśli mamy xls, wybieramy opcję zapisz jako i zmieniamy format pliku)
e) zawartość pliku zostanie wyświetlona na wykazie dokumentów, wszystkie pobrania będą oznaczone jako oczekujące
f) klikamy przycisk REJESTRUJ WSZYSTKIE
g) każda pozycja zostanie oznaczona nowym stanem:
- Blad – w przypadku błędu (opis błędu znajduje się w kolumnie Komunikat)
- Rozliczono w przypadku sukcesu
h) listę zarejestrowanych wpłat można podejrzeć w zakładce ROZLICZANIE POBRAŃ → ZAREJESTROWANE WPŁATY

2) Rozliczenie rozrachunków w Subiekt GT
a) Przechodzimy do zakładki SUBIEKT GT POBRANIA
b) Ustawiamy odpowiednie filtry (data, magazyn) i klikamy POBIERZ
c) Na liście dokumentów pojawią się wszystkie rozrachunki z zadanego okresu. Rozrachunki oznaczone są następującymi statusami:
- Do rozliczenia
- Rozliczono
- Rozbieżność
d) Zaznaczamy rozrachunki, które chcemy rozliczyć
e) Klikamy przycisk „ROZLICZ”
f) Dokumenty, które powinny zostać rozliczone zmieniają status na Rozliczono
g) W Subiekcie wyzerowany zostaje rozrachunek z kurierem i zostaje wygenerowana wpłata bankowa od kuriera na wartość pobrania.

[Tomek]

A co zrobić w przypadku Poczty Polskiej, która nie przekazuje zbiorczego przelewu wraz z zestawieniem przesyłek? (case study)

Ostatnio testowaliśmy takie rozwiązanie dla jednego z naszych klientów. Poczta Polska dokonuje serii drobnych wpłat na konto i każda z nich w tytule zawiera numer listu przewozowego. Rozliczenie tych pobrań realizowaliśmy zgodnie z instrukcją z pierwszego posta. Zamiast pliku z rozliczeniem pobrań od kuriera użyliśmy wyciągu bankowego, który został delikatnie zmodyfikowany. Usunęliśmy wpłaty, dla których w nazwie nadawcy nie widniała "POCZTA POLSKA", a następnie funkcjami Excel wybraliśmy do nowej kolumny numery listów z pola Tytuł przelewu. Po tych dwóch drobnych modyfikacjach można było przystąpić do przygotowania szablonu, rejestrowania pobrań w PP2 oraz rozliczania rozrachunków w Subiekt GT.

[Piotr]

Poszczególne statusy oznaczają:
- Do rozliczenia - kwota należności w Subiekcie GT jest taka sama jak suma zarejestrowanych wpłat w ramach PP2
- Rozliczono - kwota należności w Subiekcie GT jest równa zero
- Rozbieżność - kwota należności w Subiekcie GT jest różna od sumy zarejestrowanych wpłat w ramach PP2

Przy rozliczaniu rozrachunków najlepiej przygotować sobie filtry aby wyświetlane były tylko te pozycje, których potrzebujemy.
Możliwości filtrowania opisane zostały w instrukcji zarządzania zestawieniami

Innym sposobem zabezpieczenia jest zmniejszenie uprawnień zalogowanego użytkownika aby nie miał możliwości rozliczania innych pozycji.
Edycja uprawnień opisana jest w instrukcji
Uprawnieniami możemy doprowadzić do sytuacji że użytkownik nie będzie miał możliwości rozliczenia rozrachunku ze statusem "Rozbieżność" albo "Rozliczono".